1. Krajowy System e-Faktur: co to takiego?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest teleinformatycznym systemem, który służy do wystawiania, przechowywania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych (czyli takich, które można generować w ramach tego systemu), istniejących równolegle do faktur papierowych oraz innych faktur elektronicznych. e-Faktury to dokumenty zgodne z europejskimi normami dokumentowania transakcji handlowych
KSeF stanowi centralną bazę faktur i pozwala na stały dostęp do zbioru wystawionych dokumentów przez internet. System jest przeznaczony dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT, jak i dla zwolnionych z tego podatku. Korzystać z niego mogą także podatnicy prowadzący działalność w Polsce, którzy podlegają specjalnej procedurze unijnej OSS oraz posiadają polski numer NIP.
2. Jak działa KSeF?
W KSeF przedsiębiorca może wystawiać faktury, przechowywać je oraz przesyłać innym podmiotom. System sprawdza poprawność wystawionych e-faktur, monitoruje datę i godzinę ich wystawienia, a w razie błędów – informuje o odrzuceniu faktury w systemie. KSeF daje także możliwość monitorowania faktur przez organy podatkowe oraz ułatwia zautomatyzowane kontrole.
Celem rozwiązania jest oszczędność czasu i zaangażowania przedsiębiorców i urzędów. System e-faktur ma ułatwić życie przedsiębiorcom poprzez uporządkowanie dokumentacji transakcji zarówno dla kontrahentów, jak i dla kontrolujących urzędników. KSeF ma też docelowo zlikwidować konieczność przesyłania do urzędów skarbowych jednolitych plików kontrolnych JPK.
3. Jak wystawić i odebrać fakturę w KSeF?
Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, przedsiębiorca musi najpierw dokonać integracji z Krajowym Systemem e-Faktur. Można to zrobić za pomocą stron rządowych (https://www.podatki.gov.pl/ksef/). E-fakturę można wystawić korzystając z narzędzi udostępnionych przez organy administracji podatkowej. Natomiast aby uzyskać możliwość otrzymywania faktur przez KSeF, należy w systemie wyrazić na to zgodę.
Jeżeli odbiorca faktury nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu systemu, wystawiający ją przedsiębiorca nadal może wystawić dokument poprzez KSeF, ale jest wtedy zobowiązany do przekazania faktury odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób.
4. Czego nie zrobisz w KSeF?
Krajowy System e-Faktur nie daje możliwości wystawienia dokumentu błędnego lub niekompletnego. Źle wypisana faktura zostaje odrzucona, a system jej nie zarejestruje i nie nada numeru. Nie ma więc konieczności wystawiania korekt. W KSeF nie ma również możliwości wystawienia noty korygującej albo duplikatu faktury. Jest ona bowiem zapisana w systemie, co uniemożliwia jej teoretyczne zniszczenie czy zagubienie. System nie przewiduje także możliwości wystawiania faktur VAT RR związanych nabywaniem produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych, faktur wystawianych za pomocą kasy fiskalnej, jak i faktur pro forma.
5. Kiedy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe?
Do końca grudnia 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż Krajowego Systemu e-Faktur z udziałem przedsiębiorców. Od 1 stycznia 2022 roku istnieje możliwość integrowania się z systemem. Jednak w tym momencie nie ma obowiązku korzystania z niego. Integracja jest dobrowolna. Jest to jednak rozwiązanie tymczasowe, które potrwa do końca roku 2023.
Już 1 stycznia 2024 roku dla wszystkich przedsiębiorców pojawi się konieczność integracji z KSeF. Choć do tego momentu zostało jeszcze niespełna 1,5 roku, już teraz warto zainteresować się systemem, aby poznać zasady jego działania. Pozwoli to na uniknięcie ewentualnych trudności w momencie, kiedy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkiem.
