Acartus - Kompleksowa obsługa księgowa

Aktualność

Pełna księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Firma, która podejmuje działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi z mocy prawa obowiązkowo prowadzić pełną księgowość. Tylko w ten sposób może rozliczyć się z organami podatkowymi, ale również przeprowadzić finansową i gospodarczą analizę sytuacji w firmie.

Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Od działu księgowego wymaga to skrupulatności oraz prawidłowej oceny każdej operacji gospodarczej odzwierciedlającej stan rzeczywisty. Dodatkowo działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga sporządzenia sprawozdania finansowego. Dodatkowo dział księgowy bardzo często sporządza analizy sytuacji finansowej w firmie dla osób zarządzających.

Księga rachunkowa i... sprawozdanie finansowe

W księdze rachunkowej spółki z o.o. musi zostać wykazana każda transakcja odzwierciedlająca zdarzenie gospodarcze, ewidencjonowane na podstawie dowodów księgowych, którymi są: faktury, wyciągi bankowe, raporty kasowe, listy płac, rozliczenia podróży służbowych, akty notarialne itp.

W sprawozdaniu finansowym powinny znaleźć się następujące informacje:

  • wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
  • bilans,
  • rachunek zysków i strat,
  • Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
  • rachunek przepływów pieniężnych,
  • dodatkowe informacje i objaśnienia.

W zależności od sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego, przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy oraz średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na etat, spółka może skorzystać z uproszczeń dotyczących sprawozdań finansowych. Ilość ujawnionych danych w sprawozdaniu finansowym zależy od wielkości spółki (mikro-, małe lub duże przedsiębiorstwo) oraz uchwał wspólników o wyborze danych uproszczeń.

Aktywa – w myśl przepisów – to kontrolowane przez spółkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do spółki korzyści ekonomicznych (Art. 3.1 pkt 12 UoR). Aktywa to więc wszystko, co posiada spółka, aby normalnie funkcjonować i rozwijać się, a więc np. środki pieniężne, towary handlowe, materiały do produkcji, nieruchomości, ale też maszyny, komputery, firmowe samochody, wyposażenie biur, a nawet wartości niematerialne, jak oprogramowanie, prawa autorskie, patenty i licencje.

Pasywa to źródło finansowania wszelkich form majątku wykazywanych w aktywach. Pasywa ze względu na źródło finansowanie możemy podzielić na kapitał własny (kapitał podstawowy, kapitał zapasowy, kapitał z aktualizacji wyceny, kapitał rezerwowy, zysk (strata) z lat ubiegłych, zysk (strata) netto, odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna) oraz kapitał obcy (zobowiązania i rezerwy na zobowiązania).

Rachunek zysków i strat to jeden z głównych elementów sprawozdania finansowego. Dane w nim zawarte prezentują zestawienie przychodów z działalności gospodarczej oraz powiązane z nimi koszty. Różnica wynikająca z tych danych obrazuje wynik finansowy brutto jednostki w danym roku obrachunkowym. Dodatkowo wynik ten jest korygowany o obowiązkowe obciążenia, takie jak: bieżący i odroczony podatek dochodowy.

Bilans to natomiast zestawienie aktywów i pasywów odzwierciedlające stan majątku przedsiębiorstwa. A wszelkiego rodzaju noty objaśniające, przypisane do odpowiednich danych finansowych w sprawozdaniu zawarte są w dodatkowej informacji.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami sprawozdanie finansowe należy sporządzić w formie elektronicznej. Każdy taki plik jest podpisany podpisem kwalifikowanym lub e-PUAP przez osobę sporządzającą oraz kierowników spółki. Następnie wyniki są omawiane na Walnym Zgromadzeniu Wspólników, po czym następuje podpisanie uchwał zatwierdzających sprawozdanie finansowe za dany rok oraz uchwał o podziale zysku lub pokryciu straty.

Cały komplet dokumentów należy zgłosić do Krajowego Rejestru Sądowego drogą elektroniczną.

Pełna księgowość w spółce z o.o. – (nie)opłaca się?

Skrupulatność w prowadzeniu pełnej księgowości, a w związku z tym również konieczność zatrudnienia księgowego w spółce z o.o. lub przekazanie prowadzenia księgowości profesjonalnemu biuru rachunkowemu, może powodować dodatkowe koszty i wydaje się przemawiać na niekorzyść takiej formy działalności gospodarczej. Jednak wraz z rozwojem firmy, przejrzystość i ład wynikający z możliwości generowania zestawień obrotów i sald w księdze przynoszą wymierne efekty, gdyż pozwalają kontrolować ilość przeprowadzonych operacji finansowych. Dane te mogą pomagać w planowaniu nowych inwestycji w firmie.

Dla wspólników poważnym argumentem przemawiającym za tworzeniem spółki z o.o. jest także poczucie bezpieczeństwa finansowego. Za jej zobowiązania nie odpowiadają bowiem własnym majątkiem, a majątkiem firmy. Z drugiej strony wszelkie firmowe płatności mogą być dokonywane wyłącznie ze środków spółki, a nie z prywatnych pieniędzy wspólników.