Acartus - Kompleksowa obsługa księgowa

Aktualność

Roczne obowiązki podatkowe przedsiębiorcy

Przedsiębiorca wraz z końcem roku podatkowego musi rozliczyć się z urzędem skarbowym, a także – jeśli zatrudnia pracowników lub osoby z którymi zawarto umowy cywilnoprawne – przygotować roczne deklaracje podatkowe, niezależnie od rodzaju zawartej z nimi umowy oraz sposobu ich rozliczania. Pracodawcą, a jednocześnie płatnikiem może być osoba fizyczna, osoba prawna oraz jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej. I to na nich spoczywa obowiązek opodatkowania wypłacanych pracownikom wynagrodzeń, a następnie okresowego pobierania i odprowadzanie podatku PIT do urzędu skarbowego w ścisłe określonym terminie.

Roczne obowiązki podatkowe przedsiębiorcy

PIT-11 dla pracownika i urzędu skarbowego

Pracodawca zatrudniający pracowników na ogólnych zasadach, do końca lutego (w 2021 roku do 1 marca) zobowiązany jest dostarczyć wszystkim zatrudnionym imienny PIT-11 za miniony rok podatkowy. Deklaracja ta stanowi roczne podsumowanie dochodów, kosztów oraz odprowadzonych zaliczek na podatek dochodowy od każdej osoby zatrudnionej w firmie.

Wcześniej jednak, bo do 31 stycznia (w 2021 roku do 1 lutego), wszystkie deklaracje PIT-11 pracodawca musi złożyć drogą elektroniczną we właściwym mu urzędzie skarbowym. Pamiętając jednocześnie, że formularze w formie papierowej nie będą rozpatrywane przez skarbówkę! Dodatkowo kopie tych dokumentów powinien zarchiwizować w firmie.

Pracownikowi natomiast deklarację PIT-11 pracodawca może przekazać osobiście, listownie lub w formie elektronicznej, pod warunkiem że dokument jest nieedytowalny i opatrzony podpisem osoby upoważnionej do obliczania i pobierania podatku, a więc właściciela firmy ewentualnie księgowej lub kadrowej.

Jeśli przedsiębiorca zatrudnia osoby spoza miejscowości, w której znajduje się firma, wówczas powinien w deklaracji uwzględnić podwyższone koszty uzyskania przychodu pracowników dojeżdżających do pracy. Pracodawca musi też wiedzieć, że w rocznej deklaracji PIT-11 należy uwzględnić wyłącznie te przychody, które pracownicy otrzymali w danym roku podatkowym. Jeśli więc wypłacił im wynagrodzenie za grudzień w styczniu następnego roku, wówczas może wykazać je dopiero w nowym okresie podatkowym.

Poprawnie przygotowane przez pracodawcę deklaracje PIT-11 są bardzo ważne dla pracowników, gdyż na ich podstawie mogą dokonać prawidłowego rozliczenia własnych rocznych dochodów. Załącznikiem do PIT-11 może być druk PIT-R określający przychody otrzymywane z tytułu: pełnienia obowiązków społecznych lub obywatelskich, pracy zleconej przez organy administracji państwowej lub samorządowej, sąd lub prokuratora, a także uzyskiwane z diet. Jeśli PIT-R zawiera wyłącznie kwoty zwolnione z podatku, pracodawca nie musi sporządzać PIT-11.

PIT-8AR i PIT-4R – kolejne zobowiązania skarbowe pracodawcy

Pracodawca, który zatrudnia pracowników na umowę zlecenie lub umowę o dzieło z wynagrodzeniem miesięcznym nie wyższym niż 200 zł – zamiast PIT-11, na koniec roku podatkowego składa do urzędu skarbowego deklarację roczną o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych PIT-8AR. Zatrudniając bowiem na takich warunkach swoich pracowników, odprowadza 17-proc. zryczałtowany podatek dochodowy w formie PIT-8R. PIT-8AR wymagany jest też w przypadku należności od osób zagranicznych, od których podatek pobierany jest ryczałtowo. 

Pracodawca wypełnia druk IFT-1/FT-1R, jeśli jego pracownik lub pracownicy uzyskiwali dochody w polskiej firmie, ale nie posiadają miejsca zamieszkania w Polsce, tzw. nierezydenci. Deklaracje takie otrzymują zarówno zatrudnione osoby spoza naszego kraju, jak i urząd skarbowy właściwy ze względu na opodatkowanie osób zagranicznych.

Natomiast wyłącznie do urzędu skarbowego trafia PIT-4R, w którym zadeklarowane zostały zaliczki na podatek dochodowy, pobierane miesięcznie od wszystkich pracowników – niezależnie czy byli zatrudnieni na umowę o pracę, umowę zlecenie czy umowę o dzieło.

Podobnie jak PIT-11, deklaracje PIT-8AR, IFT-1/FT-1 i PIT-4R należy przesłać do urzędu skarbowego do 31 stycznia, za poprzedni rok podatkowy. W 2021 r. termin nadsyłania rocznych deklaracji upływa 1 lutego.

Czynny żal za niedotrzymanie terminu

Wykroczeniem podatkowym jest złożenie przez pracodawcę rocznych deklaracji podatkowych PIT po terminie. W takiej sytuacji może on zostać ukarany grzywną, której wysokość orzeka sąd. Niedotrzymującemu terminu pracodawcy karę w postaci mandatu może też wymierzyć – posiadający takie uprawnienia – urzędnik skarbowy.

Jeśli więc przedsiębiorca spóźni się ze złożeniem rocznych deklaracji podatkowych, aby uniknąć finansowych konsekwencji, powinien dołączyć pismo wyrażające czynny żal. Taka forma skruchy zostanie uwzględniona jednak tylko wtedy, gdy pojawi się przed wykryciem przez urząd skarbowy popełnionego wykroczenia.