Acartus - Kompleksowa obsługa księgowa

Aktualność

Zdalne biuro – sprawdzone rozwiązanie dla firmy w pandemii

W stanach zagrożenia lub epidemii wywołanej przez COVID-19, a także w trzy miesiące po ich odwołaniu, pracodawca może polecić pracownikom wykonywanie pracy zdalnie w domu – on-line, na określony czas, ale także cofnąć swoją decyzję w każdym momencie. Zasady te zwykle reguluje podpisana pomiędzy pracodawcą a pracownikiem umowa.

Image of document with charts on background of male and female working , business concept

Jako naruszenie przez pracownika obowiązków pracowniczych, pracodawca może potraktować odmowę wykonywania pracy zdalnej bez podania przyczyny. Chyba, że ten nie ma warunków do jej świadczenia w miejscu zamieszkania.

 

To szef „zakłada” home office

Przedsiębiorca wyposaża stanowisko pracy i zapewnia obsługę logistyczną pracującym w miejscu zamieszkania. Może też wypłacić świadczenie za używanie prywatnego sprzętu, narzędzi i materiałów biurowych, pod warunkiem, że ich wykorzystanie do celów służbowych nie wiąże się z ujawnieniem poufnych informacji. Pracownicy zaś mają obowiązek podsumować swoją pracę z wyliczeniem czynności służbowych wykonywanych w wyznaczonym czasie, zgodnie z podpisaną umową.

Pracodawca zwykle też pokrywa pracownikom dodatkowe wydatki, np. za Internet, energię elektryczną, ogrzewanie, wodę, z których korzystają pracując w domu. Taką formą rekompensaty może być ekwiwalent pieniężny. W myśl przepisów nie stanowi on przychodu ze stosunku pracy i nie obciąża przedsiębiorcy podatkiem. Ponadto przyznając świadczącym pracę zdalną jednorazowy ryczałt za media, czy też na zakup m.in. monitora, mebli biurowych, pracodawca nie ma obowiązku pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Ryczałt ten bowiem nie stanowi przychodu pracownika ze stosunku pracy. Finansowe rekompensaty z tytułu home office niewliczane są do podstawy wymiaru składek ZUS.

 

Firmowy sprzęt w home office zwolniony z VAT

Przedsiębiorca przekazując sprzętu biurowy lub komputerowy pracownikom świadczącym pracę zdalną – niezbędną do prowadzenie przez firmę działalności gospodarczej – nie musi również z tego tytułu odprowadzać VAT. Jako zaś czynny płatnik VAT, nabywając towary lub wykonując usługi związane ze świadczeniem pracy zdalnej, odlicza VAT tak samo, jak gdyby pracownicy wykonywali swoje zawodowe obowiązki w firmie. Ponadto, pomimo home office, może na ogólnych zasadach odliczać podatek VAT naliczony przy zakupie usług telekomunikacyjnych i teleinformatycznych, a także sprzętu i materiałów biurowych w firmie.

Wydatki poniesione na zakup sprzętu biurowego (środków trwałych) dla pracowników pracujących zdalnie, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu lub dokonać jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Powinien jednak pamiętać, że wydatki na home office w postaci przyznanych pracownikom ekwiwalentów, muszą być związane z działalnością gospodarczą, prowadzoną w celu osiągnięcia przychodów oraz zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Zaliczając zaś je do kosztów uzyskania przychodu, musi właściwie udokumentować ich celowość. Szczegółowe zasady powinny wynikać z wewnątrzzakładowych przepisów np. regulaminów pracy lub wynagrodzenia, a także umów o pracę lub odrębnych umów zawartych z pracownikami korzystającymi służbowo z prywatnego wyposażenia zdalnego biura.