Obowiązkowy KSeF od 2026 roku. Kluczowe terminy, etapy i udogodnienia dla przedsiębiorców

Ministerstwo Finansów zaprezentowało kompleksowy plan wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przepisy regulujące obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą wprowadzane etapami, z uwzględnieniem specyfiki różnych grup podatników oraz narzędzi ułatwiających przystosowanie się do nowego systemu.

Etapy wprowadzenia obowiązkowego KSeF

System KSeF stanie się obowiązkowy w dwóch głównych etapach:

od 1 lutego 2026 r. – dla dużych podatników, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczy 200 mln zł brutto,
od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

Wyjątek stanowią najmniejsi podatnicy uznani za "wykluczonych cyfrowo", wystawiający faktury o niskich wartościach (do 450 zł za sztukę, łącznie do 10 tys. zł miesięcznie). Dla tej grupy obowiązek zostanie przesunięty na 1 stycznia 2027 r.

Wyłączenia z obowiązku

Faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Dobrowolna możliwość ich wystawiania w systemie pojawi się od 1 kwietnia 2026 r.

Okres przejściowy: brak kar i możliwość stosowania dotychczasowych rozwiązań

W celu ułatwienia przystosowania się do obowiązkowego KSeF, do końca 2026 roku:

utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących,
nie będą nakładane kary za błędy w fakturach wystawionych przez KSeF,
nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w tytule przelewu za e-faktury, także przy podzielonej płatności.

KSeF 2.0 – struktura, integracja i testy

Już w czerwcu 2025 r. resort udostępni nową wersję systemu KSeF 2.0 wraz z:

strukturą logiczną FA(3),
dokumentacją interfejsu API do integracji.

Od 30 września 2025 r. integratorzy i duże firmy będą mogły testować interfejs API, a od listopada 2025 r. planowane jest udostępnienie testowej wersji Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Produkcyjna wersja i certyfikaty

Produkcja systemu, czyli możliwość wystawiania faktur w realnym obrocie, rozpocznie się 1 lutego 2026 r. Równocześnie od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktur, umożliwiające bezpieczne uwierzytelnienie w KSeF i wystawianie e-faktur w trybie offline.

Tryb "offline24"

Ministerstwo Finansów wprowadza na stałe tryb "offline24", który umożliwi wystawianie e-faktur poza systemem w przypadku:

braku numeru NIP u nabywcy (np. podmioty zagraniczne),
problemów technicznych z siecią lub integracją,
konieczności natychmiastowego wystawienia faktury.

Faktury wystawione offline zachowują jednolitą datę wystawienia zgodną z datą widoczną na dokumencie.

Aplikacja mobilna KSeF

Ministerstwo udostępnia bezpłatną aplikację mobilną KSeF, która umożliwia:

wystawianie i przeglądanie faktur,
bezpieczne ich udostępnianie,
zarządzanie profilami sprzedawcy,
tworzenie listy nabywców i rachunków bankowych.

Aplikacja będzie zaktualizowana do wersji KSeF 2.0 i pozwoli płynnie przejść do obowiązkowego fakturowania od 2026 roku.

Faktury dla konsumentów i załączniki

Dla firm wystawiających faktury masowe dla konsumentów zachowana zostanie dobrowolność ich wystawiania w KSeF. Dodatkowo możliwe będzie dołączanie załączników do e-faktur – jako integralna część dokumentu sprzedaży, opisana w strukturze FA(3).

Podsumowanie

Wdrożenie KSeF to jeden z najważniejszych etapów cyfryzacji obrotu gospodarczego w Polsce. Resort Finansów zapewnił elastyczne podejście do wdrożenia, uwzględniając potrzeby mikroprzedsiębiorców oraz zapewniając rozbudowane narzędzia wsparcia i testów.

Nowe regulacje, choć wymagające, pozwolą znacząco zautomatyzować i uprościć proces fakturowania w firmach.

Polityka prywatności

Potrzebujesz rzetelnej obsługi księgowej! ACARTUS to księgowość bez granic

BR ACARTUS - Biuro rachunkowe Jastrzębie-Zdrój

ul. 11 Listopada 2,44-330 Jastrzębie-Zdrój

(+48) 32 475 15 26, (+48) 501 045 636,

biurobr@acartus.pl

BR ACARTUS – Biuro rachunkowe Racibórz

ul. Kilińskiego 2,47-400 Racibórz

(+48) 32 417 01 00

raciborz@acartus.pl

Odwiedź nasze Social Media

BR Acartus - Biura Rachunkowe

Comarch ERP