Problemy z KSeF – dlaczego obowiązkowe e-fakturowanie budzi tak duże obawy przedsiębiorców?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, które ma zrewolucjonizować sposób wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Polsce. Choć jego celem jest cyfryzacja i uszczelnienie systemu podatkowego, w praktyce wdrożenie KSeF budzi wiele wątpliwości i obaw przedsiębiorców. Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami, jednak już dziś widać, że zmiana ta wiąże się nie tylko z nowymi obowiązkami, ale również z realnymi problemami technicznymi, organizacyjnymi i systemowymi.

Terminy wdrożenia KSeF

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF zostanie wprowadzony etapowo:

• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,

• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców.

Jednocześnie do końca 2026 r. z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wyłączeni będą podatnicy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto. Warto jednak podkreślić, że od 1 lutego 2026 r. wszystkie podmioty będą już zobowiązane do odbierania faktur za pośrednictwem KSeF.

Abolicja, ale nie dla wszystkiego

Szef Krajowej Administracji Skarbowej ogłosił abolicję, która ma umożliwić firmom spokojne zapoznanie się z systemem. Oznacza to, że w 2026 r.:

• przedsiębiorcy, którzy nie przystąpią do KSeF,

• lub popełnią błędy w jego obsłudze

nie będą karani. Jednocześnie KSeF wprowadza zmiany w JPK VAT, a błędy w tym pliku będą już karane od 1 lutego 2026 r. Abolicja nie obejmuje więc wszystkich konsekwencji nowych regulacji.

Ostatnie przygotowania do KSeF

Przygotowanie do KSeF wymaga od przedsiębiorców szeregu działań organizacyjnych i technicznych.

Wybór narzędzia

Podatnicy mogą korzystać z:

• darmowych narzędzi Ministerstwa Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma),

• komercyjnych programów księgowo-fakturowych zintegrowanych z KSeF 2.0.

Uwierzytelnienie i uprawnienia

Aby korzystać z KSeF, konieczne jest:

• uwierzytelnienie (profil zaufany, podpis kwalifikowany, certyfikat KSeF, pieczęć elektroniczna),

• nadanie odpowiednich uprawnień do pracy w systemie.

Jednoosobowi przedsiębiorcy korzystają z uprawnień właścicielskich przypisanych do NIP. Mogą też przekazać dostęp pracownikom, biuru rachunkowemu lub doradcy. Podmioty niebędące osobami fizycznymi, które nie posiadają pieczęci kwalifikowanej, muszą złożyć formularz ZAW-FA.

Co jeszcze należy zrobić przed startem?

Przedsiębiorcy powinni:

• przetestować proces wystawiania faktur i integrację systemu księgowego z KSeF (API, XML),

• dostosować procedury obiegu dokumentów,

• przeszkolić pracowników,

• zaplanować procedury awaryjne na wypadek niedostępności KSeF,

• sprawdzić uprawnienia w e-Urzędzie Skarbowym,

• śledzić aktualizacje Ministerstwa Finansów i zmiany KSeF 2.0.

Na co skarżą się przedsiębiorcy?

Wdrożenie KSeF wywołuje szereg obaw, które regularnie zgłaszają przedsiębiorcy.

Centralizacja danych

KSeF umożliwia fiskusowi bieżący wgląd we wszystkie transakcje firmy, w tym informacje o kontrahentach, dostawcach czy procesach gospodarczych. Pojawiają się obawy o:

• bezpieczeństwo danych,

• ryzyko cyberataków,

• paraliż obrotu gospodarczego w przypadku awarii systemu.

Przepisy „na ostatnią chwilę”

Przepisy wykonawcze oraz funkcjonalności systemu były udostępniane bardzo późno. Przykładowo:

• dopiero 1 stycznia 2026 r. umożliwiono zgłoszenie faktur z załącznikami,

• wersja produkcyjna KSeF dostępna będzie dopiero od lutego 2026 r.

Brak jasnych interpretacji

Wciąż brakuje pełnych objaśnień podatkowych dotyczących m.in. stałego miejsca prowadzenia działalności na potrzeby KSeF, mimo że obowiązek ten dotyczy także podmiotów zagranicznych działających w Polsce.

Problemy techniczne

Firmy zgłaszają trudności z:

• autoryzacją (profil podatkowy, certyfikaty),

• walidacją danych kontrahentów (np. NIP),

• integracją API,

• awariami systemu i serwerów.

Wykluczenie cyfrowe

Starsi przedsiębiorcy i osoby mniej biegłe technologicznie mogą zostać zmuszeni do:

• korzystania z pomocy osób trzecich,

• zlecania obsługi na zewnątrz,

• a nawet rezygnacji z prowadzenia działalności.

Obowiązkowy KSeF prowadzi więc do realnego ryzyka wykluczenia cyfrowego.

Dublowanie dokumentacji w 2026 r.

W 2026 r. KSeF może powodować chaos w rozliczeniach. Przykładowo:

• jeśli nabywca nie pobierze faktury z KSeF i nie zapłaci,

• sprzedawca będzie zmuszony przesłać wizualizację faktury inną drogą.

To oznacza dublowanie dokumentów i dodatkowe obowiązki administracyjne.

Podsumowanie

KSeF to jedna z największych zmian w systemie podatkowym ostatnich lat. Choć idea cyfryzacji jest słuszna, tempo wdrożenia, niejasne przepisy i problemy techniczne powodują realne trudności dla przedsiębiorców. Rok 2026 będzie okresem przejściowym, ale wymaga on intensywnych przygotowań, testów i dostosowania procedur. Brak odpowiedniego przygotowania może prowadzić do błędów w JPK VAT, problemów technicznych i dezorganizacji pracy firmy.

Potrzebujesz rzetelnej obsługi księgowej! ACARTUS to księgowość bez granic

BR ACARTUS - Biuro rachunkowe Jastrzębie-Zdrój

ul. 11 Listopada 2,44-330 Jastrzębie-Zdrój

(+48) 32 475 15 26, (+48) 501 045 636,

biurobr@acartus.pl

BR ACARTUS – Biuro rachunkowe Racibórz

ul. Kilińskiego 2,47-400 Racibórz

(+48) 32 417 01 00

raciborz@acartus.pl

Odwiedź nasze Social Media

Copyright © 2025 Acartus Sp. z o. o. | All rights reserved.