Przygotowania do e-fakturowania – nadchodzi obowiązkowy KSeF

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce wejdzie w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – rozwiązania, które całkowicie zmieni sposób wystawiania i odbierania faktur w firmach. To kolejny krok w cyfryzacji rozliczeń podatkowych, który ma na celu uproszczenie obiegu dokumentów, zwiększenie kontroli oraz bezpieczeństwa transakcji.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktur zostanie wdrożony etapowo:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania e-Faktur obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (z VAT) przekroczyła 200 mln zł w 2024 r.,

• od 1 kwietnia 2026 r. – system będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców.

Warto jednak pamiętać, że od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe będzie już otrzymywanie faktur za pośrednictwem KSeF, nawet jeśli dana firma nie ma jeszcze obowiązku ich wystawiania.

Kogo obejmą wyłączenia?

Nie wszystkie podmioty i transakcje będą musiały korzystać z KSeF.

Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wyłączeni zostaną m.in.:

• podatnicy bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,

• podatnicy posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, które nie uczestniczy w danej transakcji,

• osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej (czyli transakcje B2C).

Z KSeF wyłączono również wystawianie faktur w ramach procedur szczególnych, takich jak:

• procedura OSS nieunijna,

• procedura importu IOSS,

• procedura międzynarodowego okazjonalnego przewozu osób.

W tych przypadkach nie będzie możliwe nawet dobrowolne wystawianie faktur w KSeF.

Dodatkowe wyłączenia z KSeF

Projekt rozporządzenia przewiduje też inne wyjątki, m.in.:

• bilety autostradowe, kolejowe, lotnicze, morskie i autobusowe,

• faktury dokumentujące usługi zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ustawy o VAT,

• samo fakturowanie, jeśli sprzedawca lub nabywca nie mają polskiego numeru NIP.

W przypadku gdy nabywca posługuje się numerem VAT UE nadanym w innym kraju, mimo braku obowiązku będzie mógł dobrowolnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną.

Okres przejściowy – ułatwienia do końca 2026 roku

Do końca 2026 r. przewidziano okres przejściowy, który ma ułatwić wdrożenie nowych zasad.

Podatnicy będą mogli:

• wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne (poza KSeF), jeśli łączna wartość sprzedaży w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł brutto,

• wystawiać faktury z kas rejestrujących (paragony uznane za faktury) do wartości 450 zł.

Dodatkowo odroczono do końca 2026 r.:

• kary za niestosowanie KSeF,

• obowiązek podawania numeru KSeF w przelewach między podatnikami VAT,

• obowiązek wskazywania numeru KSeF przy płatności w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).

Czym jest KSeF i jak działa?

KSeF to teleinformatyczny system Ministerstwa Finansów, który umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur w formacie elektronicznym.

System odpowiada m.in. za:

• wystawianie i odbiór faktur ustrukturyzowanych,

• nadawanie i odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF,

• przechowywanie faktur przez 10 lat,

• przydzielanie unikalnego numeru identyfikacyjnego dla każdej e-faktury,

• weryfikację danych z faktur,

• wystawianie identyfikatora zbiorczego dla kilku faktur jednego podatnika.

Z KSeF mogą korzystać:

• podatnicy,

• podmioty przez nich upoważnione,

• organy egzekucyjne, komornicy oraz osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniach o nadaniu uprawnień.

Czym jest e-Faktura?

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) to dokument wystawiony i przesłany za pośrednictwem KSeF w formacie XML, zgodnym z określoną strukturą Ministerstwa Finansów.

Nie jest to plik PDF ani załącznik e-maila – e-Faktura jest przechowywana w centralnej bazie KSeF, skąd odbiorca może ją pobrać.

Każda wystawiona e-Faktura otrzymuje automatycznie numer KSeF, który jednoznacznie ją identyfikuje.

Jak się przygotować do KSeF?

Choć obowiązek wejdzie w życie dopiero w 2026 r., warto rozpocząć przygotowania już teraz:

• sprawdzić, czy obecne oprogramowanie jest zgodne z KSeF,

• przeszkolić pracowników z obsługi e-faktur,

• ustalić procedury wystawiania i odbioru faktur w nowym systemie.

To pozwoli uniknąć błędów, opóźnień i chaosu w pierwszych miesiącach obowiązywania nowego systemu.

Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to obowiązkowe rozwiązanie, które od 2026 r. stanie się częścią codziennej pracy przedsiębiorców. Choć wdrożenie będzie etapowe, już teraz warto poznać zasady, wyjątki i okresy przejściowe, aby płynnie przejść na nowy sposób fakturowania.

Potrzebujesz rzetelnej obsługi księgowej! ACARTUS to księgowość bez granic

BR ACARTUS - Biuro rachunkowe Jastrzębie-Zdrój

ul. 11 Listopada 2,44-330 Jastrzębie-Zdrój

(+48) 32 475 15 26, (+48) 501 045 636,

biurobr@acartus.pl

BR ACARTUS – Biuro rachunkowe Racibórz

ul. Kilińskiego 2,47-400 Racibórz

(+48) 32 417 01 00

raciborz@acartus.pl

Odwiedź nasze Social Media

Copyright © 2025 Acartus Sp. z o. o. | All rights reserved.