Zwroty, reklamacje i błędy na kasie fiskalnej – co mówi prawo?

Sprzedaż zarejestrowana na kasie fiskalnej jest nieodwracalna – raz wydrukowanego paragonu nie można poprawić ani cofnąć. Dlatego przepisy przewidują konkretne procedury postępowania w razie błędów, zwrotów lub reklamacji. Prawidłowe prowadzenie ewidencji zwrotów, reklamacji i oczywistych pomyłek to obowiązek każdego przedsiębiorcy korzystającego z kasy fiskalnej.

Zwrot towaru a kasa fiskalna

Zwrotów nie rejestruje się ponownie na kasie fiskalnej. Zamiast tego należy prowadzić ewidencję zwrotów i reklamacji. To dokument, który zawiera dane przedsiębiorcy, numer ewidencyjny kasy oraz szczegóły dotyczące każdej transakcji zwrotu:

numer zwrotu,
datę sprzedaży,
numer paragonu,
nazwę towaru/usługi,
datę zwrotu,
wartość brutto towaru i kwotę VAT,
zwracaną kwotę (całość lub część),
uwagi (opcjonalnie).

Do każdego zwrotu należy dołączyć dokument potwierdzający sprzedaż (paragon lub jego numer) oraz protokół przyjęcia zwrotu podpisany przez obie strony. Jeśli podpis klienta nie jest możliwy (np. przy sprzedaży wysyłkowej), dopuszcza się inną dokumentację potwierdzającą zwrot.

Zwrot towaru bez paragonu

Konsument ma prawo zwrócić towar również bez okazania paragonu z kasy fiskalnej, np. w ramach odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub w przypadku wady towaru. Sprzedawca nie może tego prawa ograniczyć. Zwrot można udokumentować m.in. poprzez:

fakturę,
potwierdzenie przelewu,
wydruk z terminala,
oświadczenie o zagubieniu paragonu i dokonaniu zakupu,
zeznania świadków,
dokument gwarancji.

Pod warunkiem udokumentowania, że:

zakup miał miejsce,
towar został zwrócony,
pieniądze zostały oddane klientowi – można dokonać korekty przychodu.

Oczywista pomyłka na paragonie

Nie można usunąć błędnie wydrukowanego paragonu z pamięci kasy, dlatego przy oczywistych pomyłkach (np. zła cena lub ilość) należy:

Wystawić poprawny paragon,
Zaewidencjonować pomyłkę w ewidencji oczywistych pomyłek (data, nr paragonu, kwoty, opis przyczyny),
Dołączyć oryginał błędnego paragonu,
Rozliczyć podatek z uwzględnieniem korekty w dokumentacji księgowej (np. KPiR).

W przypadku błędnej stawki VAT:

jeśli zawyżono VAT – można skorygować podatek należny, odwołując się do interpretacji lub orzecznictwa,
jeśli zaniżono VAT – należy zapłacić prawidłową kwotę w deklaracji VAT, bez korekty na kasie.

Podsumowanie

Prowadzenie sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej wymaga znajomości procedur postępowania przy reklamacjach, zwrotach i pomyłkach. Choć paragonu nie da się cofnąć, odpowiednia dokumentacja pozwala na bezpieczne korekty przychodu i VAT. Kluczowe są: rzetelne ewidencje, komplet dokumentów i świadomość praw konsumenta. Przedsiębiorcy powinni zadbać o wdrożenie tych procedur, aby uniknąć problemów przy kontroli skarbowej.

Polityka prywatności

Potrzebujesz rzetelnej obsługi księgowej! ACARTUS to księgowość bez granic

BR ACARTUS - Biuro rachunkowe Jastrzębie-Zdrój

ul. 11 Listopada 2,44-330 Jastrzębie-Zdrój

(+48) 32 475 15 26, (+48) 501 045 636,

biurobr@acartus.pl

BR ACARTUS – Biuro rachunkowe Racibórz

ul. Kilińskiego 2,47-400 Racibórz

(+48) 32 417 01 00

raciborz@acartus.pl

Odwiedź nasze Social Media

BR Acartus - Biura Rachunkowe

Comarch ERP